Kosten der Gründung und Verwaltung einer GmbH
WARNUNG
Die bereit gestellten Informationen beruhen auf eigenen Erfahrungen und stellen weder eine Rechtsberatung, Steuerberatung oder andere gesetzlich reglementierte Beratungen dar.
Dieser Leitfaden bietet eine Übersicht über die Kostenstruktur und hilft bei der Orientierung während der ersten Jahre des Betriebs einer GmbH. Erfahre, wie du deine Ausgaben strategisch planen und deinen Traum von einem erfolgreichen Unternehmen Wirklichkeit werden lassen kannst.
Wenn du dich für die Rechtsform der GmbH entscheidest, stellt sich die wichtige Frage: Mit welchen Kosten musst du rechnen? In diesem Artikel gehen wir gemeinsam die verschiedenen anfallenden Kostenblöcke durch und helfen dir, sie zu beziffern. Es geht darum, einen klaren Überblick zu bekommen, sodass du dein Budget gezielt und effizient planen kannst. Mit dem richtigen Wissen und einer soliden Planung kannst du dein Unternehmen erfolgreich starten und auf Skalierungskurs bringen.
Übersicht für das erste Geschäftjahr
| Zweck | Gründer | Gesellschaft |
|---|---|---|
| Einlagen | 25.000€ | - |
| Notar | 350€ | - |
| Handelsregister | 150€ | - |
| Gewerbeamt | 30€ | - |
| Transparenzregister | - | 20€ / Jahr |
| Berufsgenossenschaft | - | >50€ / Jahr |
| Betriebshaftpflicht | - | 400-1.000€ / Jahr |
| Steuerberater | - | 2.500€ / Jahr |
| Geschäftskonto | - | 120€ / Jahr |
Wenn du die laufenden Kosten für eine GmbH abschätzt, kannst du als Richtwert etwa 300€ pro Monat ansetzen. Dieser Betrag kann natürlich variieren, je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist und welche spezifischen Kosten in deinem Geschäftsmodell anfallen. Es ist jedoch eine gute Grundlage, um deine Finanzplanung zu starten.
Darüber hinaus solltest du bei der Einrichtung deiner GmbH auch die Gründungskosten berücksichtigen. Diese Kosten umfassen im Allgemeinen Gebühren für Rechtsberatung, Notarkosten und Gebühren für die Eintragung ins Handelsregister. Im Durchschnitt kannst du hier mit etwa 600€ rechnen.
Die ersten Monate
Es mag auf den ersten Blick erscheinen, als ob 25.000€ eine beachtliche Summe für die Startphase deines Unternehmens ist. Jedoch ist es wichtig zu verstehen, dass in den ersten Monaten einer GmbH viele Kosten anfallen können. Es ist nicht unüblich, dass du in den ersten zwei Monaten zusätzliche Betriebskosten in Höhe von 5.000 bis 10.000€ einplanen musst.
Besonders in Branchen wie dem Beratungssektor können schnell Kosten für Reisen und Übernachtungen entstehen. Auch Anschaffungen für IT-Equipment oder die Einrichtung eines Mobilfunkvertrages, der beispielsweise für die Registrierung bei Amazon Business benötigt wird, sind nicht zu unterschätzen.
Außerdem ist zu beachten, dass Kundenrechnungen häufig erst 20 bis 30 Tage nach Ausstellung beglichen werden. Daher solltest du nicht vor dem dritten Monat deiner Geschäftstätigkeit mit den ersten Einnahmen rechnen.
Mit diesen Faktoren im Hinterkopf, lässt sich erkennen, warum die anfängliche Summe von 25.000€ schnell aufgebraucht sein kann und eine durchdachte Finanzplanung essentiell ist.
Die Gründung
Notar
Ein wesentlicher Schritt bei der Gründung einer GmbH ist die notarielle Beglaubigung. Für diesen Prozess musst du mit Kosten von etwa 350€ rechnen. Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Kosten von den Gründern selbst getragen werden und nicht als Betriebsausgabe der GmbH gelten.
Im Gründungsprotokoll hast du jedoch die Möglichkeit, Vereinbarungen über die Übernahme der Gründungskosten durch die GmbH zu treffen. Es ist empfehlenswert, darüber nachzudenken, ob und in welchem Umfang die GmbH die Gründungskosten der Gesellschafter übernehmen soll.
Die Entscheidung darüber kann verschiedene Auswirkungen auf die Finanzstruktur deines Unternehmens haben und sollte daher sorgfältig abgewogen werden.
Handelsregister
Nach der Gründung deiner GmbH erhältst du automatisch eine Rechnung vom zuständigen Handelsregister. Diese beträgt in der Regel etwa 150€. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Rechnung nicht vom Geschäftskonto der GmbH, sondern von den Gesellschaftern zu begleichen ist.
Dies ist ein weiterer Kostenpunkt, den du bei deiner Finanzplanung berücksichtigen musst. Es zeigt sich wieder, dass neben den offensichtlichen Betriebskosten auch eine Reihe von weiteren Ausgaben anfallen, die bei der Gründung und beim Betrieb einer GmbH zu berücksichtigen sind.
Gewerbeamt
Die Bearbeitungsgebühr für die Anmeldung deines Gewerbes beträgt in der Regel etwa 30€. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass der Gebührenbescheid möglicherweise nicht klar als solcher gekennzeichnet ist. In einigen Fällen ist die Information über die Gebühr in den Fließtext der Anmeldebestätigung integriert und kann daher leicht übersehen werden.
Das kann dazu führen, dass die Zahlung versäumt und in der Folge Mahngebühren erhoben werden. Um das zu vermeiden, ist es entscheidend, alle Dokumente, die du im Rahmen der Gründung deiner GmbH erhältst, sorgfältig zu lesen und alle fälligen Gebühren und Kosten zeitnah zu begleichen.
Transparenzregister
Eine kontinuierliche Pflicht, die du berücksichtigen solltest, ist die Verwaltung deiner Eintragung im Transparenzregister. Diese nicht nur gesetzlich vorgeschriebene, sondern auch entscheidende Aufgabe erfordert, dass du die Korrektheit der Informationen fortlaufend sicherstellst. Für diese laufende Verwaltung erhebt das Transparenzregister eine jährliche Gebühr von etwa 20€.
Diese wiederkehrende Gebühr sollte fest in deinem Jahresbudget eingeplant werden. Vergiss dabei nicht, dass Genauigkeit und Aktualität hier entscheidend sind, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und jegliche Missverständnisse zu vermeiden.
Einlagen
Beim Stammkapital handelt es sich um einen Betrag von 25.000€, den du als Gründer:in bei der Gründung deiner GmbH einbringen musst. Es dient als Absicherung und steht der Gesellschaft zur freien Verfügung. Doch Achtung: Sollte das Stammkapital aufgebraucht sein, haftest du als Gesellschafter:in persönlich, um das Defizit bis zur Grenze von 25.000€ auszugleichen.
Es gibt jedoch eine Möglichkeit, die Einlage zu Beginn zu reduzieren. Du kannst zunächst nur 12.500€ einbringen. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass du dann verpflichtet bist, jährlich mindestens 20% des ermittelten Geschäftsgewinns als zusätzliches Stammkapital einzubringen, bis die volle Summe von 25.000€ erreicht ist.
Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Einlage keine Kosten für die GmbH darstellt. Sie sind vielmehr private Ausgaben, die du als Gründer:in zu tragen hast.
Kosten im ersten Jahr
Berufsgenossenschaft
Die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft ist ein unverzichtbarer Schritt bei der Gründung deiner GmbH, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter:innen. Selbst eine 1-Personen GmbH, die oft beitragsfrei ist, muss angemeldet werden. Sonst droht ein Bußgeld von bis zu 25.000€. Es ist ratsam, diese Anmeldung unmittelbar nach der notariellen Beurkundung deiner GmbH vorzunehmen.
Die Kosten für die Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft variieren je nach Risikoklasse deines Geschäfts und dem Einkommen deiner Mitarbeiter:innen. Als Richtwert kannst du davon ausgehen, dass du für eine geringfügig beschäftigte Person (Minijobber mit einem Monatseinkommen von 520€) mit einem Mindestbeitrag von etwa 50€ pro Jahr rechnen musst.
Steuerberatung
Die Steuerberatung ist ein wesentlicher Aspekt, den du nicht vernachlässigen solltest. Die Erstellung und Veröffentlichung der jährlichen Handels- und Steuerbilanz wird in der Regel von einem Steuerberater durchgeführt. Gerade in den ersten Jahren deiner Geschäftstätigkeit wird es zahlreiche Fragen geben, wie bestimmte Posten zu verbuchen sind, oder ob sie als Betriebsausgaben gelten können.
Ein Steuerberater kann dir dabei helfen, die verschiedenen Abschreibungsmöglichkeiten zu optimieren. Dies ist ein wertvoller Service, für den du jedoch mit Betriebskosten von etwa 2.500€ pro Jahr rechnen solltest.
Es ist üblich, dass Steuerberater monatliche Abschläge verlangen. Dies hat seinen Grund unter anderem darin, dass im Falle einer Insolvenz die Auflösung des Unternehmens durch das Steuerbüro begleitet werden muss. Es lohnt sich also, diese regelmäßigen Kosten in deinem Budget einzuplanen.
Betriebskosten
Betriebshaftpflicht
Obwohl eine Betriebshaftpflichtversicherung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, ist sie doch eine wichtige Überlegung für deine GmbH. Sie ist besonders relevant, wenn du Beratungsdienstleistungen anbietest, da viele Auftraggeber das Vorhandensein einer solchen Versicherung voraussetzen. Zudem kann das Fehlen einer Betriebshaftpflichtversicherung bei Prüfungen auf Scheinselbstständigkeit als Indiz gewertet werden.
Die Kosten für eine Betriebshaftpflichtversicherung variieren je nach den abgedeckten Leistungen und der Art deines Gewerbes. Als Faustregel kannst du jedoch davon ausgehen, dass für ein Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 100.000€ Kosten zwischen 400 und 1.000€ pro Jahr anfallen. Es ist also eine sinnvolle Investition, die dich vor potenziellen Risiken schützen kann.
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Kontoführung
Die Auswahl des richtigen Geschäftskontos für deine GmbH kann einen erheblichen Einfluss auf deine monatlichen Betriebskosten haben. Die meisten Banken bieten ihre Geschäftskonten gegen eine Gebühr an. Hierbei können die monatlichen Grundkosten sowie die Kosten pro Buchung stark variieren. Besonders die Anzahl der Buchungen kann schnell zu unerwarteten Kosten führen.
Vor der Eröffnung eines Kontos solltest du auch weitere Faktoren berücksichtigen. Brauchst du zum Beispiel eine Kreditkarte? Benötigt dein Steuerberater oder Buchhalter Zugang zum Konto? All diese Aspekte können die Kosten beeinflussen.
Je nach den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens können die monatlichen Kosten für ein Geschäftskonto zwischen 10€ und 100€ liegen. Es lohnt sich also, verschiedene Optionen zu vergleichen und die beste Lösung für deine speziellen Bedürfnisse zu finden.
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Gehälter
Die Planung deiner Gehaltsausgaben ist eine der wichtigsten Aspekte beim Betrieb deiner GmbH. In der Anfangsphase kannst du als Inhaber und Gesellschafter möglicherweise darauf verzichten, dir ein Gehalt auszuzahlen, um das Betriebsvermögen zu schonen. Doch sobald sich die finanzielle Situation deines Unternehmens stabilisiert, solltest du die Aufnahme von Gehaltszahlungen in Erwägung ziehen.
Insbesondere, wenn du Angestellte hast, die durch Kundenaufträge finanziert werden, musst du beachten, dass du oft bis zu drei Monate Gehalt im Voraus bereitstellen musst, bis die erste Kundenrechnung auf deinem Geschäftskonto eintrifft. Dieser Vorlauf kann eine erhebliche Belastung für deine Liquidität darstellen, vor allem in der Anfangsphase deines Unternehmens.
Die Gehälter können schnell zu einem der größten Kostenblöcke deines Unternehmens werden, daher ist es entscheidend, diese Kosten sorgfältig in deiner Finanzplanung zu berücksichtigen. Vergiss nicht, genügend Reserven zu planen, um diese Gehaltszahlungen zu leisten, ohne dass dein Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten gerät.
Versteuerung
Gewinn
Beim Thema Versteuerung und Gewinn gibt es einige wesentliche Punkte, die du im Auge behalten solltest. Anders als bei Personengesellschaften existiert bei der GmbH kein Gewinnfreibetrag. Das bedeutet, dass der gesamte erwirtschaftete Gewinn der Körperschafts- und Gewerbesteuer unterliegt.
Die Steuersätze können je nach Gemeinde variieren, doch als Richtwert kannst du davon ausgehen, dass etwa 30% deines Gewinns als Körperschafts- und Gewerbesteuer abgeführt werden müssen. Diese potenzielle Belastung muss in deiner Finanzplanung berücksichtigt werden, um finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden.
Es ist auch wichtig zu verstehen, dass der Gewinn erst im Folgejahr ermittelt und besteuert wird. Die Steuerschuld bleibt jedoch bestehen, selbst wenn das Geld im folgenden Jahr ausgegeben wurde. Es ist daher entscheidend, dass du genügend Mittel zur Seite legst, um die geschätzte Körperschafts- und Gewerbesteuer abdecken zu können. Andernfalls könnte es zu finanziellen Engpässen kommen, die den Fortbestand deines Unternehmens gefährden könnten.
Kosten ab dem zweiten Jahr
Steuerberater
Im ersten Jahr basieren die Gebühren für die Steuerberatung häufig auf Schätzungen. Es kann jedoch sein, dass diese Schätzungen zu niedrig angesetzt wurden und sich die tatsächlichen Kosten als höher erweisen. Dein Steuerberater wird die Gebühren in diesem Fall anhand der tatsächlich angefallenen Kosten anpassen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich die monatlichen Abschläge für die Steuerberatung deutlich erhöhen, vielleicht sogar verdoppeln, sobald eine genaue Beurteilung der tatsächlichen Anforderungen und des Aufwands möglich ist. Diese Anpassung solltest du in deinem Budget für das zweite Jahr unbedingt berücksichtigen, um unerwartete Überraschungen zu vermeiden.
Körperschafts- und Gewerbesteuer
Im zweiten Jahr deines Unternehmens wirst du aufgefordert, quartalsweise Vorauszahlungen auf die Körperschafts- und Gewerbesteuer zu leisten. Diese Abschlagszahlungen basieren auf dem Gewinn deines Unternehmens im ersten Jahr. Es ist wichtig, dies bei deiner Finanzplanung zu berücksichtigen, da diese zusätzlichen Kosten im zweiten Jahr auftreten und nicht im ersten Jahr erfasst wurden. Bitte beachte, dass falls der Gewinn im ersten Jahr hoch war, diese quartalsweisen Zahlungen eine beträchtliche finanzielle Verpflichtung darstellen können.
IHK oder andere Kammer
Als weiterer Punkt sind die IHK-Gebühren zu beachten. Die genau Gebührenhöhe hängt von der jeweiligen Kammer und Region ab und beruht auf dem Gewinn deines Unternehmens. Als grobe Richtlinie kannst du etwa 0,25% deines Gewinns für die IHK-Gebühren einkalkulieren.
Im ersten Jahr werden normalerweise keine IHK-Gebühren erhoben. Im zweiten Jahr werden jedoch die Gebühren für das erste Jahr rückwirkend in Rechnung gestellt und für das aktuelle Jahr als Vorauszahlung.
Leg los und plane deine eigene GmbH
Erstelle ein Planungs-Excel-Dokument, um die nächsten 18 Monate deiner GmbH-Geschäftstätigkeit detailliert zu planen.
- Erstelle eine Spalte für die einzelnen Monate, beginnend mit dem aktuellen Monat und endend mit dem 18. Monat.
- Füge Zeilen hinzu für die erwarteten Einnahmen und Ausgaben in jedem Monat.
- Berücksichtige alle relevanten Kostenblöcke, die wir in diesem Kompendium behandelt haben, wie Gründungskosten, laufende Betriebskosten, Steuerzahlungen und weitere Faktoren, die spezifisch für dein Unternehmen sind.
- Erstelle eine Zeile für die Gesamtsumme der Einnahmen und Ausgaben pro Monat sowie eine Zeile für die kumulierten Werte über die Monate hinweg.
Es empfiehlt sich, die Planungsdaten monatlich mit den tatsächlichen Daten abzugleichen und so eine monatliche, rollierende Budgetierung einzuführen.