Einfach und effektiv – Mit nur 3 KPIs zum Erfolg mit der Cloud
Was wäre, wenn alle Ressourcen in deiner Cloud klar zugeordnet und verantwortet wären? Wenn du für jede Ressource genau wüsstest, was sie zum Skalieren veranlasst und wie diese Skalierungsmechanik funktioniert? Wenn alle bereitgestellten Services optimal ausgelastet wären und sich nahtlos an wechselnde Belastungen anpassten?
Dieses Szenario mag vielleicht idealisiert klingen, besonders wenn man an die täglichen Herausforderungen im Umgang mit der Cloud denkt. Es gibt Services, die trotz ihrer Nutzung innerhalb eines Ökosystems ohne klare Zuständigkeiten existieren. Diese "verwaisten" Ressourcen können schnell zu unnötigen Kosten und Sicherheitsrisiken führen.
Doch dieses Ideal ist keineswegs unerreichbar. Mit gezieltem Monitoring und den drei zentralen Indikatoren: Effizienz, Prognosegenauigkeit und Ressourcenzuordnung, nähern wir uns diesem Ideal kontinuierlich an. Indem Unternehmen sich auf diese KPIs fokussieren, können sie nicht nur alltäglichen Herausforderungen begegnen, sondern auch eine widerstandsfähige und anpassungsfähige Cloud-Infrastruktur aufbauen. Es ist dabei zu beachten, dass es verschiedene Managementansätze und Perspektiven gibt, die je nach Situation und Zielsetzung variieren können. Diesen Leitfaden kannst du nutzen, um zu verstehen, wie die richtige Anwendung von KPIs dich in die Pole Position bringt, kontinuierliche Innovation fördert und den Weg für deinen zukünftigen Markterfolg ebnet.
Die Triade von Strategie, Koordination und Ausführung
Strategie (C-Level Management) Auf dieser höchsten Fluglevel geht es um die langfristige Ausrichtung des Unternehmens. Die Führungsebene benötigt hier klare Daten zu Effizienz, Prognosegenauigkeit und Ressourcenzuordnung. Nur so kann sie die Cloud-Infrastruktur zukunftsorientiert steuern und Investitionsentscheidungen treffen.
Koordination (Mittleres Management) Ein Schritt näher am operativen Geschäft fokussiert sich diese Ebene auf die effektive Koordination von Teams, Ressourcen und Projekten. Hier geht es um die Abstimmung von Arbeitsabläufen, das Sicherstellen der richtigen Zuweisung von Ressourcen und das Monitoring von Performance-Indikatoren.
Operatives Geschäft (Team- und Projektebene) Auf dieser Ebene liegt der Schwerpunkt auf der direkten Umsetzung. Teams benötigen Echtzeitdaten, um einen störungsfreien Betrieb der Cloud-Services zu gewährleisten, die Performance der Anwendungen zu optimieren und Sicherheitsrichtlinien konsequent einzuhalten. Gleichzeitig ermöglichen diese Daten den Teams, fundierte Entscheidungen über Technologieänderungen zu treffen und Innovationspotenziale zu erkennen und auszuschöpfen.
KPI #1 Allokation: Klare Verantwortung für Ressourcen
Gerade im digitalen Zeitalter, wo der Großteil der Aktivitäten virtuell und oft ohne persönliche Interaktion stattfindet, baut Vertrauen auf Transparenz und greifbarer Nachvollziehbarkeit. Die exakte Zuweisung von Cloud-Ressourcen und Verantwortlichkeiten, also die Allokation, ist hierbei ein zentrales Fundament.
Vermeidung von verwaisten Ressourcen: In der sich ständig wandelnden Welt der Cloud-Technologie sind Ressourcen wertvolle Instrumente für unser Fortkommen. Indem wir uns proaktiv um nicht zugeordnete Ressourcen kümmern, schaffen wir nicht nur eine effizientere und sicherere Umgebung, sondern kultivieren auch eine Unternehmenskultur, in der Sorgfalt und Verantwortung geschätzt werden. Es wird eine inspirierende Botschaft des Engagements und der Exzellenz gesendet.
Transparenz fördert Eigenverantwortung: Klarheit und Transparenz sind nicht nur ein Garant für Effizienz, sondern auch der Schlüssel zur Ermächtigung unserer Teams. In der digitalen Welt stärkt diese Eigenverantwortung das Vertrauen und fördert eine Kultur des Stolzes und der Initiative.
Anpassung an technologische Entwicklungen: Inmitten des digitalen Zeitalters ermöglicht uns die Technologie, Grenzen zu überschreiten und Neues zu entdecken. Mit Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gestalten wir aktiv die digitale Landschaft und kultivieren eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Innovation.
Sicherung der Ressourceneffizienz: Durch optimales Ressourcenmanagement schaffen wir nicht nur einen effizienten Betrieb, sondern senden auch eine klare Botschaft aus: Wir sind bestrebt, in allem, was wir tun, Spitzenleistungen zu erbringen. Das ist unsere Chance, Maßstäbe zu setzen und eine Kultur zu prägen, die Qualität und Innovation in den Vordergrund stellt.
Anstatt sich in einer Flut von KPIs für jede erdenkliche Situation zu verlieren, setzen wir bewusst auf Verantwortungsübernahme. Diese Herangehensweise ermöglicht nicht nur eine Prüfung der Effizienz, sondern legt auch das stabile Fundament für ein tiefes Vertrauensverhältnis. Denn echtes Vertrauen wird gefördert, wenn Entscheidungen und Vorgänge in einer transparenten und verständlichen Art und Weise dargelegt werden.
Kostenzuordnung als Game-Changer
Die Cloud bietet Unternehmen eine beispiellose Flexibilität und Skalierbarkeit, geht jedoch oft mit kontinuierlich steigenden Kosten einher. Das C-Level Management verfolgt diese Kostendynamik regelmäßig aus einer aggregierten Perspektive. Doch das bloße Erkennen sich verändernder Kosten reicht nicht. Wichtig ist zu verstehen, wie diese Kosten den verschiedenen Geschäftsbereichen zugeordnet sind.
Betrachten wir zwei Szenarien:
95% der Cloud-Kosten können konkreten Teams zugeordnet werden: In diesem Szenario besteht klare Transparenz darüber, wo Produktionskosten entstehen. Diese Klarheit schafft Vertrauen, denn sie ermöglicht die Beurteilung, ob Investitionen in die richtigen Bereiche fließen und ob die Kostenstruktur des Unternehmens effizient ist.
35% der Cloud-Kosten sind bestimmten Teams zugeordnet: Hier wird die Situation schwieriger. Wo genau entstehen die verbleibenden 65% der Kosten? Ohne eine klare Kostenzuordnung könnten ineffiziente Prozesse oder andere Problemfelder im Dunkeln bleiben. Dies führt zu Unsicherheit und untergräbt das Vertrauen, weil es nicht möglich ist, die Kosten einfach in Relation zu stellen.
Ein tiefgreifendes Verständnis der Kostenzuordnung ermöglicht es, Vertrauen in die finanzielle Gesundheit und Effizienz des Unternehmens zu haben. Es geht nicht nur darum, wie hoch die absoluten Kosten sind, sondern vor allem darum, ihren Ursprung und ihre Dynamik zu verstehen.
Beispiel für Allokationsberechnung
Angenommen, die gesamten Cloud-Kosten betragen 100.000 €. Die Aufschlüsselung nach Abteilungen ergibt einen 60/40-Split zwischen zugeordneten und nicht zugeordneten Kosten:
Abteilung A = (25.000 / 100.000) x 100 = 25%
Abteilung B = (35.000 / 100.000) x 100 = 35%
Nicht zugeordnet = 100% - (25% + 35%) = 40%
In diesem Beispiel beträgt der Allokations-KPI 60%, da 60.000€ von den 100.000€ Gesamtkosten konkreten Abteilungen zugeordnet werden können.
Doch hier endet der Prozess nicht. In einer späteren Phase empfiehlt es sich, diesen KPI auch abteilungsintern zu erfassen. Dadurch kann jedes Team innerhalb einer Abteilung genau nachvollziehen, wie es zur Gesamtkostenstruktur beiträgt. Das Resultat? Noch höhere Transparenz und Verantwortung auf Teamebene, was letztlich zu einer effizienteren Ressourcennutzung führt.
TIP
Zur Analyse von AWS Umgebungen kann dieses OpenSource Script hilfreich sein:
KPI #2 Forecast Genauigkeit: Vertrauen ermöglicht gute Entscheidungen
Die Cloud-Technologie ist nicht nur aufgrund ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit einzigartig, sondern auch wegen der kontinuierlichen Veränderungen und Anpassungen, die sie erfährt. Der Forecast spielt in diesem dynamischen Umfeld eine Schlüsselrolle.
Dynamik der Kosten: Die Kosten in der Cloud sind nicht starr. Sie schwanken nicht nur aufgrund der Nutzung, sondern auch durch den fortlaufenden Wechsel und die Optimierung der genutzten Services. Hier hilft ein gezielter Forecast, um diese Bewegungen nicht nur zu verstehen, sondern auch vorherzusagen und zu steuern.
Lernen und Anpassen: Die kontinuierliche Integration neuer Erkenntnisse und das Ausprobieren neuer Services führt zu ständigen Veränderungen im Cloud-Ökosystem. Ein solider Forecast ermöglicht es, auf der Grundlage dieser Learnings Ressourcen und Budgets zielgerichtet zu planen.
Proaktive statt reaktive Budgetsteuerung: In einer Umgebung, die sich ständig verändert, ist es unerlässlich, proaktiv statt nur reaktiv zu agieren. Ein genauer Forecast bietet die notwendigen Einblicke, um Budgets im Voraus anzupassen und Überraschungen zu minimieren.
Für das C-Level ist dieser dynamische Forecast mehr als nur eine Planungshilfe. Er bietet die Chance, die fortlaufenden Veränderungen und Möglichkeiten in der Cloud aktiv zu gestalten und so stets einen Schritt voraus zu sein. Es geht nicht nur darum, den aktuellen Status quo zu verstehen, sondern auch die zukünftigen Entwicklungen und deren Potenzial voll auszuschöpfen.
Beispiel Prognosegenauigkeit
Die Entwicklungsabteilung startet ein neues Projekt, welches verstärkt Cloud-Ressourcen benötigt. Der Abteilungsleiter schätzt die zusätzlichen Cloud-Kosten für den kommenden Monat auf 8.000€.
Am Ende des Monats belaufen sich die tatsächlichen Kosten jedoch nur auf 7.500€.
Um die Forecast Genauigkeit zu berechnen, ziehen wir die tatsächlichen Kosten von den prognostizierten Kosten ab. Das Ergebnis ist der absolute Fehler, in diesem Fall also -500€.
Die Forecast Genauigkeit ergibt sich, indem wir den absoluten Fehler (als positiven Wert) durch die prognostizierten Kosten teilen und das Ergebnis von 1 abziehen. Das Ganze multiplizieren wir mit 100, um einen Prozentsatz zu erhalten.
Absoluter Fehler = |Tatsächliche Kosten - Prognostizierte Kosten| = |7.500€ - 8.000€| = 500€
Forecast Genauigkeit = (1 - (Absoluter Fehler / Prognostizierte Kosten)) x 100 = (1 - (500€ / 8.000€)) x 100 = 93,75%
In diesem Beispiel erreichte die Entwicklungsabteilung eine Forecast Genauigkeit von 93,75%. Obwohl die tatsächlichen Kosten niedriger waren als erwartet, war die Prognose dennoch relativ genau. Dies zeigt, dass die Abteilung ihre Ressourcenverwendung und Kosten recht gut im Griff hat. Ein hoher Prognosewert, egal ob die Kosten über- oder unterschritten werden, fördert das Vertrauen und hilft dem Unternehmen bei der Budgetplanung.
In der Anfangsphase basieren die Prognosen oft auf historischen Daten und impliziten Schätzungen. Mit fortschreitender Zeit und Erfahrung sollte dieser Ansatz durch konkrete Daten aus dem Betrieb und aktuellen Projekten verfeinert werden, um die Vorhersagegenauigkeit kontinuierlich zu verbessern.
KPI #3 Effizienz: Nachhaltigkeit durch Ressourcenoptimierung
Eines der herausragenden Merkmale der Cloud ist ihre Fähigkeit zur dynamischen Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass Unternehmen nur eine minimale Überkapazität bereithalten müssen. Bei einem Anstieg der Last werden automatisch mehr Ressourcen bereitgestellt und genutzt. Und diese neu bereitgestellten Ressourcen sind, wenn richtig konfiguriert, ebenfalls effizient ausgelastet.
Der Effizienz-KPI im Cloud-Kontext ermöglicht dem C-Level, die dynamische Skalierbarkeit des Unternehmens präzise zu bewerten. Dabei stehen zwei zentrale Aspekte im Vordergrund:
Optimale Auslastung: Hier geht es um die bestmögliche Nutzung der Ressourcen auf jeder Skalierungsstufe. Eine zu starke Auslastung könnte ein Anzeichen für unzureichende Ressourcen sein, während eine zu geringe Auslastung auf unnötig gebundenes Kapital durch ungenutzte Kapazitäten hindeutet.
Management von Überkapazitäten: Das Finden eines Gleichgewichts zwischen benötigter und tatsächlicher Kapazität ist von zentraler Bedeutung. Ein effektives Management minimiert nicht nur die Kosten, sondern sorgt auch dafür, dass stets genügend Kapazität für plötzliche Lastspitzen bereitsteht.
Mit einem fundierten Verständnis dieses KPI kann das C-Level sicherstellen, dass die Cloud-Ressourcen im perfekten Einklang mit den Geschäftsanforderungen und -zielen stehen.
Der Einstieg
Um den Einstieg in die Effizienzbewertung zu erleichtern und nicht von Beginn an in der Komplexität zu versinken, setzen wir auf einen pragmatischen Ansatz. Statt uns aufwendig mit der präzisen Messung der tatsächlichen Auslastung jeder einzelnen Ressource zu beschäftigen, beginnen wir mit einem vereinfachten Modell: Cloud Managed Services nehmen wir vorerst mit einer Effizienz von 100% an, während wir Compute-Ressourcen mit einer Effizienz von 50% einstufen. Dies ermöglicht es, die Kosten der beiden Gruppen in ein verständliches Verhältnis zu setzen und bietet einen guten Startpunkt für weitere Optimierungen. Natürlich handelt es sich hierbei nur um eine anfängliche Annahme, die im Laufe der Zeit und mit mehr verfügbaren Daten verfeinert werden kann. Es geht darum, einen klaren und einfachen Anfang zu schaffen, von dem aus weiter aufgebaut werden kann.
Beispiel: Effizienz-KPI
Angenommen, ein Unternehmen hat monatliche Cloud-Kosten von insgesamt 100.000€. Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
Managed Services: 30.000€ (angenommene Effizienz: 100%)
Compute-Ressourcen: 70.000€
Jetzt, um die Effizienz als KPI zu nutzen, braucht das Unternehmen einen Startwert. Das Unternehmen beginnt mit der Annahme, dass die Compute-Ressourcen zu 50% effizient genutzt sind.
Managed Services: 30.000€
Compute-Ressourcen (50% von 70.000€): 35.000€
Gesamteffiziente Kosten = 30.000€ + 35.000€ = 65.000€
Die Effizienz-KPI wird dann wie folgt berechnet:
Effizienz-KPI = (Gesamteffiziente Kosten / Gesamtkosten) x 100 = (65.000€ / 100.000€) x 100 = 65%
In diesem Fall liegt die anfängliche Effizienz-KPI bei 65%. Mit der Zeit wird diese Zahl durch detailliertere Analysen und besseres Verständnis der Ressourcennutzung verfeinert.
Naturgemäß wird der Betrieb die Annahme, dass Managed Services zu 100% effizient und Compute-Ressourcen nur zu 50% sind, zurecht in Frage stellen. Tatsächlich sind beide Default-Werte wahrscheinlich nicht korrekt und dienen vor allem dazu, den Status quo herauszufordern. Diese Annahmen sollten als Einladung verstanden werden: Es ist eine Aufforderung an die Abteilungen, genauere Effizienzwerte zu liefern und somit die KPI-Definition zu verfeinern und präziser zu gestalten
Aktionsplan zur Einführung der 3 KPIs
Allokation auf Abteilungsebene:
- Ziel: Klare Verteilung der Cloud-Kosten auf die einzelnen Abteilungen.
- Maßnahmen:
- Erfassung sämtlicher Cloud-Kosten.
- Definition der Verantwortlichkeiten für AWS Accounts, Azure Subscriptions und GCP Projects pro Abteilung.
- Quantifizierung der zugeordneten Cloud-Kosten pro Abteilung.
- Empfehlung: Regelmäßige Überprüfungen der Allokation, um Anpassungen und Optimierungen vorzunehmen.
Prognoseverfahren:
- Ziel: Genauigkeit und Kontinuität in der Kostenprognose.
- Maßnahmen:
- Abteilungsleiter liefern wöchentliche Kostenprognosen via Excel.
- Wöchentliche Vorhersage und Erklärung von Abweichungen.
- Empfehlung: Einführung von Automatisierungstools, um die Genauigkeit der Vorhersagen zu erhöhen.
Effizienzmessung – Simplifiziert:
- Ziel: Etablierung eines Grundverständnisses für die Ressourceneffizienz und darauf aufbauend eine kontinuierliche Optimierung.
- Maßnahmen:
- Kosten unterteilen: Managed Services vs. Compute-Ressourcen.
- Anfängliche Annahmen zur Effizienz setzen: Managed Services = 100% Effizienz; andere Ressourcen = Basiswert (z.B. 50%).
- Empfehlung: Spätere Integration von Monitoring-Tools für genauere Analysen und kontinuierliche Verbesserung der Effizienzermittlung.
Hinweis: Mit einem strukturierten Ansatz kann dieser Aktionsplan innerhalb von nur sechs Wochen eingeführt und zu einem "gut genug"-Zustand überführt werden. Es ist empfehlenswert, danach kontinuierliche Überprüfungen und Optimierungen vorzunehmen, um die gewünschten Ergebnisse nachhaltig zu sichern.
Warum diese Kernmetriken im Mittelpunkt stehen
In der heutigen komplexen Cloud-Umgebung gibt es unzählige Feinheiten, die Einfluss auf die Kosten und die Leistungsfähigkeit haben können: von Reserved Instances über Spot-Instanzen bis hin zur Wahl des richtigen Dienstes für den richtigen Anwendungsfall. Bei der Entscheidung zwischen Fargate Spot und einem Kubernetes-Cluster gibt es viele Variablen zu berücksichtigen, und die beste Wahl für das eine Unternehmen ist vielleicht nicht die beste für das andere.
Doch wenn man sich in diesen Details verliert, besteht die Gefahr, den Blick für das Wesentliche zu verlieren. Die Kernmetriken - Allokation, Effizienz und Vorhersagbarkeit - sind so gewählt, dass sie mit minimalem Aufwand einen maximalen Einblick bieten. Sie geben den Entscheidungsträgern auf allen Ebenen eine klare und verständliche Basis, auf der sie agieren können. Es sind die Metriken, die die meisten Auswirkungen auf die gesamte Cloud-Strategie und -Leistung eines Unternehmens haben.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Details wie die Spot-Instanz-Nutzung oder der Betrieb eines Kubernetes-Clusters unwichtig sind. Ganz im Gegenteil: Auf der operativen Ebene sind solche Entscheidungen von entscheidender Bedeutung. Doch auf der C-Level-Ebene und selbst auf der Abteilungsebene sollten solche Details nicht die Hauptgesprächsthemen sein. Hier sollte es darum gehen: Ist die Verantwortlichkeit klar? Werden Ressourcen optimal genutzt? Ist die Skalierung vorhersehbar?
Indem wir uns auf diese Kernmetriken konzentrieren, ermöglichen wir den Teams, flexibel zu bleiben und innovative Lösungen zu finden, ohne sich durch Mikromanagement eingeschränkt zu fühlen. Das Ziel sollte immer sein, ein Umfeld zu schaffen, in dem Verantwortlichkeit, Effizienz und Vorhersehbarkeit im Mittelpunkt stehen. Nur so können Unternehmen wirklich von der Agilität und den Vorteilen der Cloud profitieren.
