Eine Darstellung der Kostenstruktur einer GmbH

WARNUNG

Die bereit gestellten Informationen beruhen auf eigenen Erfahrungen und stellen weder eine Rechtsberatung, Steuerberatung oder andere gesetzlich reglementierte Beratungen dar.

Worum geht es

Wenn man sich für die rechtsform der GmbH entscheidet, stellt sich immer die Frage mit welchen Kosten man zu rechnen hat. Im Folgenden werden die verschiedenen anfallenden Kosten erläutert und grob beziffert.

Übersicht

ZweckGründerGesellschaft
Einlagen25.000€-
Notar350€-
Handelsregister150€-
Gewerbeamt30€-
Transparenzregister-20€ / Jahr
Berufsgenossenschaft->50€ / Jahr
Betriebshaftpflicht-400-1.000€ / Jahr
Steuerberater-2.500€ / Jahr
Geschäftskonto-120€ / Jahr

Grob über den Daumen gepeilt kostet die GmbH ca. 300€ pro Monat im Betrieb und für die Gründungskosten sollte man ca. 600€ einrechnen.

Die ersten Monate

25.000€ ist erst einmal ein sehr hoher Betrag. In den ersten Monaten kommen viele Kosten auf die Firma zu und es ist nicht unüblich, in den ersten 2 Monaten 5.000 bis 10.000€ an zusätzlichen Betriebskosten zu benötigen. Gerade im Beratungssektor fallen oft Reise- und Übernachtungskosten an, IT Equipment muss gekauft oder ein Mobilfunkvertrag abgeschlossen werden, so dass man sich mit der neuen Mobilfunknummer bei Amazon Business anmelden kann. Rechnungen werden vom Kunden üblicherweise erst 20-30 Tage nach Rechnungsstellung beglichen, so dass man frühestens im 3. Monat der Geschäftstätigkeit mit den ersten Einnahmen rechnen sollte.

Gründung

Notar

Die Gründung muss notariell beglaubigt werden. Hierfür fallen Kosten in Höhe von ca. 350€ an. Diese Kosten werden von den Gründern getragen und sind keine Betriebsausgabe der GmbH. In dem Gründungsprotokoll kann und sollte vereinbart werden, ob und in welcher Höhe die GmbH die Gründungskosten der Gesellschafter übernimmt.

Handelsregister

Das zuständige Handelsregister schickt automatisch eine Rechnung von ca. 150€. Diese Rechnung ist von den Gesellschaftern zu begleichen, nicht von dem Geschäftskonto der GmbH.

Gewerbeamt

Für die Anmeldung des Gewerbes wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von ca. 30€ fällig. Dieser Gebührenbescheid wird zusammen mit der Anmeldebestätigung verschickt und kann leicht übersehen werden, was dann zu entsprechenden Mahngebühren führen kann.

Transparenzregister

Die Eintragung in das Transparenzregister und die fortlaufende Sicherstellung der Korrektheit ist gesetzlich vorgeschrieben. Hierfür wird eine Gebühr von ca 20€ pro Jahr fällig.

Einlagen

Nach dem GmbH Gesetz ist die Haftung auf das Stammkapital begrenzt. Dies beträgt 25.000€ und muss bei der Gründung zur freien Verwendung der Gesellschaft hinterlegt werden. Sollte das Kapital aufgebraucht werden, haften die Gesellschafter privat für den Fehlbetrag bis zu der besagten Grenze von 25.000€.

Die Einlage kann auch zunächst mit nur 12.500€ erbracht werden. In dem Fall müssen jedes Jahr mindestens 20% vom ermittelten Geschäftsgewinn als Stammkapital eingebracht werden, bis die Summe von 25.000€ erreicht wurde.

Dieser Betrag stellt keine Kosten für die Gesellschaft dar, sondern private für Gründer:in.

Verwaltungskosten

Berufsgenossenschaft

Die GmbH muss sich in der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden und ggfls. versichern. Zumeist ist eine 1-Personen GmbH beitragsfrei, jedoch muss auch diese angemeldet werden, da sonst ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000€ fällig werden kann. Diese Anmeldung sollte sofort nach der notariellen Beurkundung erfolgen.

Die Kosten für die Versicherung sind abhängig von der Risikoklasse des Geschäftszwecks und dem Einkommen der Angestellten. Sollte z.b. nur ein Minijobber (520€/Monat) angestellt sein, wird der Mindestbetrag von ca. 50€/Jahr fällig.

Steuerberatung

Die jährlich zu erstellende Handelsbilanz und Steuerbilanz wird durch einen Steuerberater erstellt und veröffentlicht. Gerade in der Anfangszeit ergeben sich unzählige Fragen was, wie verbucht werden muss oder ob es sich bei bestimmten Themen um eine Betriebsausgabe handelt oder nicht. Auch die verschiedenen Abschreibungsmöglichkeiten können sehr gut durch ein Steuerberater optimiert werden. Hierfür fallen Betriebskosten von ca. 2.500€ pro Jahr an. Es ist üblich das Steuerberater monatliche Abschläöge fordern, da z.b. im Falle einer Insolvenz die Schließung der Firma von dem Steuerbüro begleitet werden muss.

Betriebskosten

Betriebshaftpflicht

Eine solche Versicherung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber ratsam. Gerade bei Beratungsdienstleistungen bestehen Auftraggeber oft auf dem Vorhandensein einer Betriebshaftpflicht. Zusätzlich wird im Rahmen der Prüfung auf Scheinselbständigkeit das Fehlen einer solchen Versicherung als mögliches Indiz gewertet.

Die Kosten hierfür sind abhängig von den versicherten Leistungen und dem Gewerbe. Als grobe Richtung für ein Unternehmen bis 100.000€ Jahresumsatz sollte man zwischen 400-1.000€ pro Jahr rechnen.

Exali

Kontoführung

Die meisten Banken bieten nur kostenpflichtige Geschäftskonten an. Die monatlichen Grundkosten und die enthaltenen Buchungen variieren sehr stark und gerade die Anzahl der Buchungen können zum Kostentreiber werder. Auch eventuell benötigte Kreditkarten und Zugänge für Steuerberater oder Buchhalter sollte man vor Abschluss prüfen.

Je nach benötigtem Paket werden zwischen 10€ und 100€ pro Monat fällig.

Finom

Gehälter

Dieser Teil ist in der Finanzplanung nicht zu vernachlässigen. Das Zahlen der vereinbarten Gehälter und Löhne ist nicht optional und muss in den vereinbarten Zeiträumen und voller Höhe erfolgen. In der Gründung kann man als Inhaber & Gesellschafter zur Schonung des Betriebsvermögens auf eine Gehaltszahlung verzichten. Sobald sich die Finanzen stabilisiert haben, kann man dann durch einen Gesellschafterbeschluss und ein Zusatz zum Arbeitsvertrag mit der Gehaltszahlung beginnen.

Versteuerung

Gewinn

Der ermittelte Gewinn muss versteuert werden und anders als bei Personengesellschaften gibt es bei der GmbH keinen Freibetrag. Auch wenn die Hebesätze pro Gemeinde unterschiedlich sind, kann man mit ca. 30% Steuer auf den Gewinn rechnen.

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